Yuniatisiti’s Weblog


SISTEM INFORMASI TENAGA KERJA LAPANGAN

KASUS
Suatu Organisasi selalu mengalani:

· Keterlambatan pembayaran honor karyawan lapangan

· Ketidaktepatan siapa yang harus dibayar

· Ketidaktepatan jumlah yang harus di bayar

· Tidak adanya laporan harian nama-nama yang bekerja

· Tidak adanya lap Kerja

· Tidak adanya rencana dan realisasi kerja

· Tidak digunakan standar lembur

Dengan adanya masalah-masalah tersebut diatas, organisasi menginginkan tertibnya laporan harian dan laporan bulanan.

Masalah disini pada intinya adalah administrasi yang tidak tertib, untuk itu diperlukan sebuah Sistem Informasi Manajemen untuk menertibkan administrasi organisasi tersebut.

Rencana Sistem Informasi Manajemen untuk Administrasi Tenaga Kerja Lapangan adalah sebagai berikut

DFD

ERD

TABEL

APLIKASI

UPAH

LAP.HARIAN

LAP.MINGGU

LAP.BUL


WEBSITE

6.6 Tugas dan Pratikum lab

Mencari Informasi di Dunia Maya


web

Ket Gbr. 1. www.pasarbuku.com, 2. www.thumbnail.com, 3. www.amazon.com, 4. www.bimamail.com, 5. www.mailcity.com

Dunia Maya memberikan berbagai kemudahan yang kita inginkan seperti : mencari berbagai informasi tentang buku kita dapat mengunjungi www.pasarbuku.com, mau belanja secara online kita dapat mengunjungi www.amazon.com, kita juga dapat berkirim e-mail melalui www.bimamail.com dan www.mailcity.com, atau hanya sekedar iseng untuk mencari informasi tentang wanita-wanita seksi kita dapat mengunjungi www.thumbnail.com. Web-web diatas hanya sebagian kecil alamat-alamat situs yang dapat kita akses dengan mudah untuk mencari berbagai informasi yang kita butuhkan. Informasi di dunia maya sangat tidak terbatas dan tersaring sehingga kita sebagai user harus pandai-pandai memilah informasi apa dan yang bermanfaat untuk kita sehingga kita dapat terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.


Website Pemda Provinsi Jambi
(
www.jambiprov.go,id)

Pemda Provinsi Jambi mempunyai website dengan alamat www. Jambiprov.go.id. Gambar tampilan-tampilan ini diambil pada tanggal 31 Januari 2009, tampilan website prov. Jambi telah berubah dari sebelumnya yang saya ambil pada tanggal 4 Desember 2008.

Tampilan utama :

provjambi

Website ini terdiri dari enam tampilan utama yaitu Home (gbr.1), selayang pandang (gbr.2), Organisasi (gbr.3) , Visi dan misi (gbr.4), Layanan Masyarakat (tidak dapat ditampilkan) dan Produk Hukum (gbr. 5). Menurut saya tampilan utama dari website propinsi jambi , walaupun telah berubah tetapi masih ada kekurangannya diantaranya : tampilan kurang menarik, monoton, interaktif atau suara masyrakat tidak ada. Kelebihannnya antara lain : saya lihat berita yang ditampilkannya sekarang sudah up to date, sudah ada nama, foto dan alamat-alamat pejabat-pejabat di prov. Jambi sehingga memudahkan kita, jika ingin mengetahui hal tersebu, Potensi daerah, tempat pariwisata mempunyai halaman tersendiri, terdapat link-link ke kabupaten dan kota seprovinsi Jambi, Link ke dinas-dinas terkait.

Tampilan Potensi Daerah :

potdaerah Ket : Gambar 6, Peremajaan Karet dan gambar 7, Budidaya Patin

Keduanya merupakan potensi daerah Provinsi Jambi. Di sini ditampilkan data-data dan pemasaran untuk potensi-potensi daerah ini. Informasinya cukup lengkap.

Tempat Pariwisata :

pariwis Ket : Gambar 8,9. Taman Nasional Kerinci Seblat, gbr. 10. Taman Nasional Bukit 30, gbr. 11. Taman Nasional Berbak, gbr 12. Candi Muara Jambi, gbr 13. Rumah Tua Rantau Panjang.

Informasi yang disajikan untuk tempat-tempat wisata yang berada di P.rovinsi Jambi ini cukup menarik, tetapi sayang disini informasi yang diberikan tidak lengkap seperti tidak ditampilkan fasilitas apa saja yang tersedia disana seperti hotel, tempat makan, kendaraan dan lain-lain dan juga harga tiket masuk atau biaya-biaya lain yang diperlukan untuk berwisata disana.

Link ke website kota dan kabupaten seprovinsi Jambi, anatara lain :

link_prov Ket : Gbr. 14. Kabupaten Tanjung Jabung Barat, gbr.15. Kabupaten Tebo, gbr. 16. Kabupaten Merangin dan gbr. 17. Kabupaten Kerinci.

Dari satu Kota dan Sembilan Propinsi hampir semua website kota dan kabupatennya dapat diakses. Secra keseluruhan website yang dapat ditampilkan, tampilannya hampir sama yaitu memuat prakata dari bupatinya , berita-berita yang ditampilkan sebagian besar tidak up to date.

WEBSITE PEMERINTAH AUSTRALIA

(www.Australia.gov.au)


aus

Website pemerintah Australia ini dilihat dari tampilannya sangat sderhana tetapi informasi yang diberikan sangat lengkap tetapi sayang tidak dilengkapi dengan gambar-gambar atau foto-foto yang menunjukan informasi tersebut, website ini hanya menampilkan tulisan-tulisan dan tabel-tabel sebagai data. Pada tampilan diatas saya mengambil salah satu informasi tentang transportasi di Australia.

Untuk Pariwisatanya dan panduan untuk para turis, Australia mempunyai website tersendiri.

aus1


Proposal Sistem Informasi Perpustakaan

Oleh : Yuniati Siti M, Yuyun Yuhana, Endah Lely

BAB I

PENDAHULUAN

TAHAP PERENCANAAN

1.1.Latar Belakang Masalah

Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.

Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.

Untuk mendukung kegiatan perkuliahan peranan perpustakaan sangat dirasakan oleh civitas akademika terutama di jurusan terkait.

Jurusan Administrasi Niaga memiliki sumber daya yang memungkinkan untuk dibuatnya suatu Sistem Informasi manajemen Perpustakaan.

1.2.Identifikasi Masalah

Perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga telah melakukan pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang menunjang kegiatan perkuliahan, baik untuk mahasiswa maupun untuk staf terutama staf pengajar. Adapun hal-hal yang telah dilakukan oleh Perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga adalah sebagai berikut:

1. Mahasiswa dapat membaca buku-buku atau referensi yang ada di perpustakan, meskipun buku-buku tidak dapat dipinjam oleh mahasiswa dengan alasan terbatasnya jumlah buku yang ada di perpustakaan jurusan.

2. Mahasiswa dapat mengakses internet untuk kebutuhan referensi perkuliahan dengan diberikan kode akses internet dari Politeknik Negeri Bandung

3. Buku hanya dapat dipinjam oleh Staf Pengajar dan staf administrasi Jurusan Administrasi Niaga

4. Pengunjung dapat mem fotocopy data di perpustakaan dengan mengubungi petugas perpustakaan

5. Pengunjung di luar staf dan mahasiswa Jurusan Administrasi Niaga dapat mengunjungi perpustakaan Jurusan terbatas pada mambaca buku-buku yang ada di perpustakaan dengan seijin Ketua Jurusan Administrasi Niaga.

6. Menggunakan software penelusuran buku yang dapat dibaca atau dipinjam

7. Merancang sistem perangkat keras dan lunak yang dibutuhkan.

8. Membuat peraturan tentang pemakaian komputer

9. Membuat peraturan tentang pemakaian buku

Dengan demikian masalah-masalah yang masih ada adalah:

· Tidak adanya sistem komputerisasi peminjaman buku

· Masih terbatasnya buku-buku yang ada diperpustakaan, sehingga mahasiswa tidak dapat meminjam buku untuk dibawa keluar perpustakaan

· Sistem masih belum interaktif.

1.3.Tujuan

Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan dirancang sebagai alat penunjang berupa software untuk menunjang seluruh kegiatan perguruan tinggi yang mempunyai tujuan sebagai berikut :

· Adanya database yang terpusat dan terintegrasi.

· Tersedianya Informasi utk mendukung perencanaan dan pengambilan keputusan.

· Tersedianya layanan informasi bagi komunitas kampus seperti mahasiswa, dosen, staf tata usaha, pimpinan, , alumni dan masyarakat pada umumnya.

· Sebagai salah satu pilar pembangunan perguruan tinggi berbasiskan Teknologi Informasi

· Memberikan Nilai Tambah (Added Value) bagi Jurusan Administrasi Niaga, antara lain melahirkan daya saing, meningkatkan e-literacy, dan sebagai information dashboard.

BAB II

TAHAP ANALISIS

Jurusan Administrasi Niaga mempunyai empat program studi, yaitu Program Administrasi Bisnis, Manajemen Pemasaran, Usaha Perjalanan Wisata, dan Manajemen Aset. Kebutuhan mahasiswa akan informasi yang berkaitan dengan perkuliahan tidak terlepas dari perpustakaan sebagai gudang nya informasi dan buku-buku yang dibutuhkan untuk referensi mata kuliah yang diikuti. Tidak sedikit dosen yang memakai referensi buku-buku yang ada di perpustakaan sebagai acuan dalam memberikan perkuliahan.

Program studi, mahasiswa dan fasilitas serta staf yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi Niaga merupakan kekuatan yang dimiliki oleh Jurusan Administrasi dalam mengembangkan sistem informasi manajemen perpustakaan jurusan. Kekuatan tersebut dapat dikembangkan untuk mendukung segala kegiatan yang berhubungan dengan segala kebutuhan yang mendukung kegiatan belajar mengajar.

Kelemahan sistem perpustakaan sekarang adalah tidak terkontrol berapa buku yang dipinjam karena hanya dicatat secara manual dibuku peminjaman buku. Perpustakaan jurusan dikelola oleh jurusan dengan menugaskan satu orang petugas staf administrasi dengan peralatan yang cukup memadai.

Dilihat dari segi tersebut perlu peningkatan sistem peminjaman buku secara komputerisasi dengan memanfaatkan fasilitas yang ada. Komputer yang terpasang di staf administrasi perpustakaan sudah terhubung dengan internet.

Selain itu perlu dibuat prosedur-prosedur dari setiap kegiatan dengan mengacu pada Quality Assurance.

BAB III

TAHAP PERANCANGAN

3.1. Perancangan Instruksi Kerja Perpustakaan

Dalam Tahap Perncanngan Instruksi Kerja Perpustakaan dibuatkan prosedur-prosedur yang berhubungan dengan perpustakaan jurusan sebagai berikut:

3.1.1. PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU

1. Tujuan

Memberikan petunjuk peminjaman buku sirkulasi, referensi.

2. Ruang Lingkup

Dosen dan Staf Jurusan Administrasi Niaga

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surar Edaran Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar

Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter.

5. Prosedur

Pelayanan peminjaman buku untuk dibawa keluar dilaksanakan dengan prosedur sbb:

a. Buku yang akan dipinjam keluar diserahkan kepada petugas

b. Petugas memproses dengan mencatat di buku catatan peminjaman buku perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga

c. Buku yang dipinjam diserahkan kembali kepada peminjamn untuk dibawa keluar

d. Peminjaman selesai

3.1.2. PROSEDUR PEMBACAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

1. Tujuan

Memberikan petunjuk pembacaan buku sirkulasi, referensi.

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar

Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter.

5. Prosedur.

· Mengisi daftar hadir di komputer yang telah disediakan

· Meminta ijin kepada Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan khusus untuk pengunjung dari luar jurusan Administras Niaga dan Luar Polban

· Mencari koleksi yang akan dibaca di komputer

· Membaca koleksi di tempat yang telah disediakan

· Koleksi yang telah selesai dipinjam dikembalikan ke tempat semula

· Kunjungan ke perpustakaan selesai


3.1.3. PROSEDUR LAYANAN FOTOCOPY DAN PRINT DOKUMEN

1. Tujuan

Memperlancar proses pencetakan fotocopy dan print dokumen

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Yang dimaksud dengan proses Pencetakan adalah proses pencetakan dokumen yang ada di perpustakaan

Yang dimaksud dengan proses fotocopy adalah proses fotocopy dokumen yang ada di perpustakaan

5. Prosedur

a. Pengguna meminta bantuan petugas setiap kali hendak menfotokopi dan print

b. Untuk layanan print pengguna harus membawa USB sendiri.


3.1.4. PROSEDUR PENGGUNAAN KOMPUTER

1 Tujuan

Memperlancar proses belajar mengajar dengan menggunakan fasilitas komputer di perpustakaan

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Yang dimaksud dengan penggunaan komputer adalah penggunaan komputer di perpustakaan untuk memperlancar proses belajar mengajar

5. Prosedur

a. Pengguna Menulis nama di buku pengguna komputer

b. Pengguna hanya diperbolehkan mengunakan komputer tanpa merubah setting yang sudah ada

c. Pengguna hanya diperbolehkan menggunakan hard disk yang ada di komputer sementara dalam menggunakan komputer di perpustakaan dan segera dihapus kembali apabila telah selesai menggunakan komputer

d. Data yang disimpan di hard disk dapat dipindahkan ke CD Room atau flashdisk dengan bantuan petugas

e. Flashdisk yang digunakan menyimpan data harus bebas dari virus

propos_1

propos_2

propos_3propos_4

propos_5

prpos62

pr0p0s7propos8propos9propos-10

propos11

propos12


Kebutuhan Hardware & Sofware untuk Membangun LAN

Tugas 6.6

  1. Bentuklah tim ( max 3 org/tim), anggaplah anda akan membangun LAN pada instansi anda. Buatlah kebutuhan    hardware (spesifikasi workstation/klien, server dan pendukungnya), software yang diperlukan dan informasi dapat anda tambahkan selengkap mungkin. Beri keterangan kenapa spesifikasi tersebut menjadi pilihan.

Kebutuhan hardware dan software yang diperlukan untuk membangun LAN :

a) Cable Protector (trunking )

Seluruh kabel jaringan data diproteksi dengan menggunakan protector cable , bertujuan agar frekwensi kabel tidak terpengaruh dengan aliran kabel listrik yang ada disekitar kabel data.

b) Patch panel category 5e

mereduksi lonjakan–lonjakan frekwensi negative dari kabel data

c) Outlet data ( Modular, face plate & outbow )

diberi label agar memudahkan untuk maintenance dikemudian hari

d) Walmounting Rack

sebagai tempat penyimpanan perangkat aktif ( switch, router, modem) agar terproteksi dari debu dan memudahkan dalam pemeliharaan

e) Patch cord.

memudahkan konkesi dari jaringan internal tidak langusng ke pc/laptop tetapi melaui patchcord terlebih dahulu agar koneksi lebih baik

f) Kabel UTP cat 5.e

mempunyai kapabilitas dapat mengantarkan data sebesar 100 Mbps/second

g) Kabel UTP Cat 6

mempunyai kapablitas mengantarkan data sebesar 1000 Mbps/second.

h) Switch

Spesifikasi yang digunakan 10/100 Mbps + 2 port 1000 Mbps. Tiap Port switch tersebut dapat menjalankan aplikasi 100 Mbps dan 2 port untuk backbone 1000 Mbps.

i) Komputer server

Komputer yang digunakan sebagi server.

j) Komputer client

computer yang digunakan sebagai client.

lan_1lan

Oleh:

Yuniati Siti M, Endah Lely, Yuyun Yuhanah


Tugas DFD

Tugas :

1. Pada hakekatnya hampir semua aktivitas dapat kita gambarkan dalam bentiuk DFD. Untuk itu buatlah sebuah DFD yang menyangkut aktivitas anda sekolah di D4 MA. Tuliskan setiap asumsi yang anda gunakan.

dfd_1_tgs13

2. Pimpinan anda pada Unit “X” ingin mendapatkan laporan Proyek “Y” setiap akhir bulan. Pandanglah system tersebut sebagai elemen lingkungan. Anda diminta membuat diagram kontek (DFD level 0, dan level n). Data-data dapat anda kembangkan dengan menggunakan asumsi. Harap dituliskan pada catatan tersendiri asumsi yang digunakan.


dfd_21_tgs1

dfd_22_tgs11Asumsi-Asumsi :

1. Bagian litbang sebelum melaksanakan program penurunan kehilangan air dengan system DMA sebelumnya telah mengajukan proposal pada Dirut, dan diasumsikan proposal tersebut disetujui untuk dilaksanakan

2. Kebocoran ≤ 25 % merupakan batas toleransi kehilangan air yang dipersyaratkan oleh pemerintah

3. Sistem DMA (Distric Meter Area) diasumsikan dilakukan di sebuah perumahan yang jaringan pelanggannya teratur sehingga mudah untuk diteliti atau digunakan sebagai pilot project.

3. Carilah pada buku-buku sebuah model matematika. Buat rumusnya dan berikan simulasi (contoh penggunaan dengan menggunakan excel).

Model Matematika Rata-rata Geometrik

Pengembalian yang diharapkan investor dari membeli saham adalah dari deviden dan perubahan harga saham , capital gain jika terjadi apresiasi dan capital loss jika yang terjadi deprisiasi. Rata-rata Geometrik digunakan untuk mengkalkulasi tingkat pengembalian investasi berdasarkan historis.

Rumusnya adalah sebagai berikut :

GM = (πHPR)1/5 – 1

Dimana : GM : Geometric Mean

Π : Perkalian Holding Period Return (HPR) seperti berikut

(HPR1) x (HPR2)x………(HPRn)

dfd_3_tgs1

4. Sebuah pemda merencanakan membangun pasar bekerja sama dengan pihak swasta, sistem BT (Bangun Transfer). Buatlah DFD mulai dari Studi kelayakan sampai pasar tersebut siap dijual kekonsumen. Untuk mempermudah pengerjaan, tulis setiap asumsi yang digunakan.

dfd_4_tgs1


SOP Perpustakaan Administrasi Niaga

PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU

1. Tujuan

Memberikan petunjuk peminjaman buku sirkulasi, referensi.

2. Ruang Lingkup

Dosen dan Staf Jurusan Administrasi Niaga

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surar Edaran Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter.

5. Prosedur

Pelayanan peminjaman buku untuk dibawa keluar dilaksanakan dengan prosedur sbb:

a. Buku yang akan dipinjam keluar diserahkan kepada petugas

b. Petugas memproses dengan mencatat di buku catatan peminjaman buku perpustakaan Jurusan Administrasi Niaga c. Buku yang dipinjam diserahkan kembali kepada peminjamn untuk dibawa keluar

d. Peminjaman selesai

PROSEDUR PEMBACAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN

1. Tujuan Memberikan petunjuk pembacaan buku sirkulasi, referensi.

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman buku yang dapat dibawa keluar Yang dimaksud dengan Koleksi referensi adalah buku-buku pilihan yang terbatas terbitannya, terbitan berkala seperti majalah, jurnal, buletin, dan newsletter.

5. Prosedur. ·

  • Mengisi daftar hadir di komputer yang telah disediakan ·
  • Meminta ijin kepada Ketua Jurusan/Sekretaris Jurusan khusus untuk pengunjung dari luar jurusan Administras Niaga dan Luar Polban ·
  • Mencari koleksi yang akan dibaca di komputer ·
  • Membaca koleksi di tempat yang telah disediakan ·
  • Koleksi yang telah selesai dipinjam dikembalikan ke tempat semula ·
  • Kunjungan ke perpustakaan selesai

PROSEDUR LAYANAN FOTOCOPY DAN PRINT DOKUMEN

1. Tujuan Memperlancar proses pencetakan fotocopy dan print dokumen

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Yang dimaksud dengan proses Pencetakan adalah proses pencetakan dokumen yang ada di perpustakaan Yang dimaksud dengan proses fotocopy adalah proses fotocopy dokumen yang ada di perpustakaan

5. Prosedur

a. Pengguna meminta bantuan petugas setiap kali hendak menfotokopi dan print

b. Untuk layanan print pengguna harus membawa USB sendiri.

PROSEDUR PENGGUNAAN KOMPUTER

1 Tujuan

Memperlancar proses belajar mengajar dengan menggunakan fasilitas komputer di perpustakaan

2. Ruang Lingkup

Dosen, Mahasiswa, Staf Jurusan Administrasi Niaga, Dosen, Staf, Mahasiwa Politeknik Negeri Bandung di luar Jurusan Administrasi Niaga, pengunjung dari luar Polban.

3. Referensi/Rujukan/Acuan

Surat Edaran Ketua Jurusan Administrasi Niaga

4. Definisi

Yang dimaksud dengan penggunaan komputer adalah penggunaan komputer di perpustakaan untuk memperlancar proses belajar mengajar

5. Prosedur

a. Pengguna Menulis nama di buku pengguna komputer

b. Pengguna hanya diperbolehkan mengunakan komputer tanpa merubah setting yang sudah ada

c. Pengguna hanya diperbolehkan menggunakan hard disk yang ada di komputer sementara dalam menggunakan komputer di perpustakaan dan segera dihapus kembali apabila telah selesai menggunakan komputer

d. Data yang disimpan di hard disk dapat dipindahkan ke CD Room atau flashdisk dengan bantuan petugas

e. Flashdisk yang digunakan menyimpan data harus bebas dari virus

Oleh :

Yuniati Siti M

Yuyun Yuhanah

Endah Lely


Sistem Informasi Manajemen & Pengambilan Keputusan

Sistem infomasi manajemen merupakan sistem yang menghasilkan informasi bagi proses pengambilan keputusan.

A. Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah proses pemiliham dan beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan atau tujuan-tujuan.

Ada empat dari pengambilan keputusan, yaitu:

1. Pemikiran ( Inteligence)

2. Perancangan ( Design)

3. Pemilihan ( Choice)

4. Penerapan ( Implementation)


1. Tahap Pemikiran

Pada tahap ini dilakukan pengamatan terhdap lingkungan, baik secara berkesinambungan atau sesekali. Hal ini meliuti beberapa aktivitas yang vertujuan untuk mengidentifikasi adanya permasalahan-permasalahan atau kesempatan-kesempatan.

Aktivitas-aktivitas tersebut adalah:

  1. Menemukan Permasalahan

Tahap pemikiran dimulai dengan identifikasi tjuan dan saaran ari organsisasi. Permsalahan timbuk dari adanya ketidakpuasan terhadap keadaan yang sedang berjalan. Ketidakpuasan tersebut terjadi karena adanya perbedaan antara apa yang diinginkan dan apa yang terjadi atau tidak terjadi. Pada tahap ini usaha yang dilakukan ialah mencari apakah ada permasalahan, mencari besarnya permasalahan dan mengidentifikasi permsalahan tersebut

b. Klasifikasi Permasalahan

Aktivitas ini merupakan konseptualisasi dari masalah dalam usaha untuk mengklasifikasian ke dalam beberapa kategori yang dapat didefinisikan.

i. Penguraian Permasalahan

Banyak permsalahan kompleks yang dapat dibagi menjadi beberapa bagian permasalahan. Dengan memecahkan bagian permasalahan yang paling mudah dapat menolong dalam emmecahkan permasalahan yang kompleks. Pendekatan ini juga membantu komunikasi antar orang-orang yang terkait dengan proses solusi.

ii. Kepentingan Permasalahan

Pada tahap pemikiran penting untuk menentukan pemilik dari permasalahan tersebut.

Tahap pemikiran diakhiri dengan suatu pernyataan permasalahan. Pada waktu itu tahap peracangan dimul

2. Tahap Perancangan

Tahap Perancangan meliputi kegiatan menciptakan, mengembangkan dan menganalisa tindakan-tindakan yang mungkin. Pada tahap ini juga dilakuakn pembuatan, pengujian dan validasi model dari situasi permasalahan tersebut.

Pemodelan adalah kombinasi dari seni dan sains. Beberapa topik dari permodelan yang berhubungan dengan model kuantitatif adalah:

a. Komponen Model

Semua model terdiri dari tiga komponen dasar, yaitu variabel keputusan, variabel yang tidak dapat dikontrol serta parameter-parameter dan variabel-variabel hasil atau keluaran.

b. Stuktur Model Kuantitatif

Model Kuantitatif mempunyai komponen-komponen model yang dihubungkan oleh ekspresi matematis seperti persamaan atau ketidaksamaan.

c. Prinsip-prinsip Pemilihan

Evaluasi dari alternatif-alternatif dan pemilihannya langsung dari tipe kriteria-kriteria yang akan digunakan. Dua prinsip dalam pemilihan ialah normatif dan deskriftif.

Model Normatif

Alternatif yang dipilih ialah yang dapat dibuktikan yang terbaik diantara alternatif-alternatif yang mungkin.

Model Deskriptif

Model deskriptif mendeskripsikan suatu sistem seperti adanya atau akan menjadi apa nantinya.

  • Mencari Alternatif-alternatif

Bagian yang signifikan dari proses pemdoelan ialah menciptakan alternatif-alternatif. Hal ini membutuhkan kreatifitas dan proses mencari yang membutuhkan waktu dan biaya.

  • Memperkirakan Keluaran dari Masing-masing Alternatif

Untuk mengevaluasi dan memperbandingkan alternatif-alternatif yang telah diperkirakan, perlu untuk meramalkan keluaran-keluaran yang akan dihasilkan ooleh setiap alternatif tersebut.

  • Mengukur Hasil ( Tingkat Pencapaian Tujuan)

Nilai suatu alternatif dilihat berdasarkan kemampuannya untuk mencapai tujuan.

  • Skenario

Skenario adalah suatu pernyataan tentang asumsi mengenai lingkungan operasi dari sistem tertentu pada waktu tertentu.

c. Tahap Pemilihan

Tahap pemilihan meliputi penarian tindakan-tindakan yang tepat ( diantara tindakan-tindakan yang telah diidentifikasikan pada tahap perancangan) yang akan dapat memecahkan masalah yang sesungguhnya.

Untuk model normatif dapat digunakan pendekatan analitis atau memperbandingkan satu dengan yang lainnya secara mendalam. Untuk model deskriptif dapat digunakan perbandingan alternatif-alternatif dengan jumlah terbatas yang dilakukan baik dengan pendekatan penarian buta (blindly approach) atau dengan pendekatan heuristik.

Pendekatan Pencartian Formal ( Turban)

i. Teknik-teknik Analistik

Teknik-teknik analitis menggunakan formula matematis yang secara langsung dapat menurunkan solusi optimal atau memprediksi hasil tertentu

ii. Algoritma

Teknik-tekniks analitis dapat menggunakan algoritma-algoritma untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pencarian alternatif.

iii. Pendekatan Penarian Buta ( Blind Search)

Teknik pencarian buat mengacu pada pendekatan pencarian yang berubah-ubah dan tidak ada panduannya. Ada dua type pencarian buta, yaitu:

Enumerasi lengkap, yaitu seluruh alternatif dipertimbangkan sampai solusi optimal didapatkan

Enumerasi tidak lengkap, yaitu penarian parsial, dimana hanya sebagian laternatif saja yang dieprtimbangkan sampai solusi yang cukup baik didapatkan.

d. Pendekatan Heuristik

Heuristik ialah aturan-aturan keputisan mengenai bagaimana suatu masalah seharusnya dipecahkan. Heuristik dikembangkan dengan analisis masalah yang padat dan teliti, kadangkala dengan menggunakan metode desain eksperimen.

B. MANAJEMEN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan.

1. Tingkat Manajemen

Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

Manajemen Puncak

Manajemen Madya

Manajemen Bawah

Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Tugas utama terpenting adalah perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal.

Manajemen madya lebih banyak berguvungan denga nperencaan taktis yaitu menentukan bagaimana melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya dan pengawasannya.

Manajemen tingkat bawah banyak berhubungan dengan perencanaan operasional yaitu bertangung jawab langsung dalam perencanaan dan pangawasan aktivitas-aktivitas pekerjan sedemikian sehingga target tingkatan yang lebih tinggi dapat tercapai.

2. Pendekatan Kontingensi

Pendekatan kontingensi ialah bahwa tidak ada suatu cara yang standard dan terbaik yang dapat diterapkan untuk setiap manajer dari setiap organisasi, dalam setiap kondisi dan setiap waktu.

Faktor-faktor dan kendala-kendala situasional atau dengan kata lain manajer harus mempunyai:

a. Pengetahuan yang baik mengenai teori manajemen

b. Sikap yang merefleksikan hal tersebut baik secara teori ataupun tergantung faktor-faktor situasional yang sangat berguna untuk kondisi-kondisi tertentu

c. Ketrampilan untuk mengidentifikasi, menganalisi dan mengoreksi situasi yang kompleks.

Lingkungan eksternal dari organisasi terdiri dari:

a. Kebudayaan umum yaitu teknologi, sosiologi, ekonomi, politik dan lain sebagainya

b. Kelom[ok khusus yang berinteraksi dengan organisasi, yaitu pelanggan, pemasok, pesaing, sumber tenaga kerja,serikat buruh, dan pemerintah.

Faktor-faktor Internal organisasi terdiri dari pemilik, pekerja, budaya perusahaan, harta yang terukur, struktur organisasi, tugas-rugas atau pekerjaan, sejarah perusahaan, kebijaksanaan perusahaan, rencana perusahaan, prosedur-proseudr dan sebagainya yang diidentifikasikan sebagai milim atau bagian dari organisasi.

3. Peran Manajemen

Ada banyak teori mengenai peran manajemen dalam organisasi. Henry Fayol menyatakan bahwa manajemen terdiri dari 5 tindakan, yaitu:

a. Perencanaan

b. Penngawasan

c. Pengorganisasian

d. Pelaksanaan

e. Pengkoordinasian

Pada tahun 1970-an Henry Mintzberg menyempurnakan konsep Fayol, yaitu Peran manajer dapat dibagi menjadi peran yang behubungan dengan manusia, informasi, dan keputusan.

A. Dalam hubungannnya dengan manusia:

Figur Pimpinan : Berhubungan dengan tugas-tugas seremonial dalam jabatannya sebagai manajer

Pemimpin : Kemampuan untuk mempengaruhi atau memimpin orang-orang dalam usaha membuat keinginan atau tujuan menjadi kenyataan

Penghubungn : merupakan penghubung antar bermacam-macam tingkatan organisasi dan sebagai penghubung antar orang-orang di dalam satu tingkatan organisasi.

B. Dalam hubunngannya dengan Informasi

Penerima atau Pusat : sebagai penerima informasi, manajer mengumpulkan informasi untuk kemudian disimpan atau didistribusikan. Alat bantu yang dapat digunakan dalam peran ini ialah Sistem Informasi Manajemen

Penyebar : sebagai penyebar informasi ke bagian-bagian yang membutuhkan di dalam unit kerja organisasi. Dalam peran ini dapat dibantu dengan Sistem Otomatisasi Kantor.

Pembicara : sebagai penyampai informasi ke luar dari unit kerja atau organisasi.

C. Dalam hubungan dengan keputusan

Wirausaha (entrepreuner) ialah orang yang memulai suatu usaha dan mengembangkan menjadi suatu hal yang nyata, dengan asumsi banyak risiko yang harus dihadapi dalam melaksanakannya.

Tugas menangani gangguan atau masalah berhubungan dengan pengawasan.

Tugas mengalokasikan sumber daya berhubunngan denngan perencanaan

Tugas sebagai perunding mengharuskan manajer agar dapat mempertahankan pendapatnya.

4. Perencanaan dan Pengawasan

Aktivitas perencanaan dinyatakan oleh Anthony (1965) sebagai tiga tipe yang berbeda, yaitu perencanaan strategis, perencanaan taktis dan perencanaan operasional.

a. Perencanaan Strategis umumnya meliputi perencanaan jangka panjang dan berada pada tingkatan yang paling tinggi pada sistem perusahaan/organisasi.

b. Perencanaan praktis merupakan perencanaan untuk menentukan bagaimana sasaran-sasaran strategis dapat dicapai.

c. Perencanaan operasional meliputi perencanaan pada tingkat yang paling rinci.

5.Gaya Manajemen

d. Kepemimpinan

Manajemen yang efektif seringkali berarti kepemimpinanyang baik. Pemimpin yang baik menurut Parker (1989) mempunyai sifat-sifat sebagai berikut:

· Penemu Kesempatan

· Melakukan hal-hal yang benar

· Mengetahui bagaimana membuat orang lain merasa senang

· Dapat memberi semangat kepada orang lain

· Dapat menerima orang lain seperti adanya, bukan apa yang seharusnya

· Menitikberatkan pada kondisi saat ini bukan saat lampau

· Mempunyai kemampuan untuk mempercayai orang lain dan mengambil resiko dari kepercayaan tersebut.

· Tidak membutuhkan ijin terus menerus dalam melakukan tindakan

· Tidak membutuhkan penghargaan

· Mempunyai visi terhadap masa yang akan datang, yang akan mengarahkan tindakan-tindakannya

· Selalu berpikir untuk mencapai keberhasilan, kegagalan adalah konsep yang tidak pernah ada

· Tidak akan membuang-buang waktu dengan kekhawatiran yang tidak perlu.

e. Teori X dan Teori Y

Teori X dan Teori Y merupakan teori yang dikemukakan oleh Douglas Mc. Gregor (1946)

i. Teori X (autocratic) adalah teori yang menyatakan bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia pada dasarnya mempunyai sifat tidak menyukai bekerja dan jika mungkin akan mengelakkanya. Oleh karena itu pekerja harus terus diarahkan, dimotivasi dan diawasi dengan keras.

ii. Teori Y merupakan kebalikan dari teori X yaitu bahwa manajer cenderung untuk percaya bahwa manusia menyukai pekerjaan mereka dan mendapatkan kepuasan dari pekerjaan tersebut.

f. Delegasi Kewenangan

Manajer harus tahu apa yang harus dikerjakan dan apa yang dapat didelagasikan ke bawahan. Untuk menentukan hal tersebut tergantung dari beberapa faktor yang berhubungan yaitu antara lain kekuatan dan kelemahan manajer itu sendiri, kekuatan dan kelemahan bawahan, waktu yang tersedia untuk menyelesaikan masalah, pentingnya pekerjaan tersebut dan tingkat resiko yang berhubungan dengan keberhasilan pekerjaan tersebut.

g. Manajemen dengan Penyimpangan ( Management by Exception)

Manajemen dengan penyimpangan merupakan bentuk pengawasan manajemen dimana perhatian manajerial difokuskan pada besarnya penyimpangan dari standar.

h. Manajemen dengan Tujuan ( Management by Objectives)

Manajemen dengan Tujuan seringkalli digunakan untuk mengarahkan dan mengevaluasi kinerja pekerja yang mempunyai kemampuan untuk mengawasi dirinya sendiri (pekerja teori Y)

Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen


Konsep Informasi

Definisi Informasi

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai ari bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata atau dapat dirasakan akibatnya pada tindakan atau keputusan saat ini atau yangakan datang.

Teori Infomasi matematis

Istilah teori informasi seringkali digunakan untuk menyatakan teori informasi matematis. Teori ini mempunyai aplikasi langsung pada sistem komunikasi elektronik dan mekanikal.

Permasalahan komunikasi informasi pada sistem informasi dapat dilihat dari tiga tingkatan, yaitu:

1. Tingkatan teknik, misalkan bagaimana kaakuratan informasi yang dikirimkan?

2. Tingkatan semantik (presentasi), misalkan bagaimana ketepatan suatu simbol dapat menyampaikan arti yang dimaksudkan?

3. Tingkatan efektivitas (Kualitas), misalkan bagaimana pantasnya jika suatu pesan digunakan sebagai motivator dari tindakan manusia?

Teori informasu matematis dikembangkan oleh Norbert Weiner, seorang ahli matematika,sebagai hasil dari penelitiannya tentang sibernetika. Menurut Weiner, setiap organisme disatukan oleh kepemilikan alat-alat untuk penguasaan, penggunaan, penyimpanan dan pengiriman dari informasi.

a. Model dari sistem komunikasi

Pemancar mengirim data dalam bentuk kode untuk dikirim melalui suatu saluran ke penerima. Pesan yang datang dari sumber ke pemancar biasanya berupa sandi (melalui encoder) sehingga ia dapat dikirimkan kembali melalui saluran komunikasi dan pesan tersebut harus diterjemahkan kembali (melalui decoder) agar dapat dimengerti oleh di penerima. Saluran tersebut tidak selalu dapat mengirimkan sandi pesan tersebut dengan sempurna karena adanya gangguan dan distorsi. Distorsi disebabkan oleh operasi yang diketahui (bahkan disengaja) dan dapat dikoreksi dengan operasi yang berlawanan. Gangguan merupakan interferensi random dan tak terduga.

b. Pengurangan ketidakpastian

Informasi akan mengurangi ketidakpastian si penerima tidak akan mengetahui apa isi pesan tersebut sebelum pesan diterima. Informasi yang sebagian akan mengurangi ketidakpastian tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut.

c. Redundancy

Redundancy akan mengurangi efisiensi dari tramisi karena lebih banyak sandi yang dikirimkan daripada yang benar-benar dibutuhkan pesan tersebut. Tetapi kadangkala redundancy diperlukann untuk mengontrol kesalahan. Suatu pesan tidak dapat diterima sesuai dengan yang dikirimkan karena adanya gangguan pada saluran komunikasi. Tranmisi dari data yang redudant memungkinkan penerima untuk memeriksa apakah pesan yang diterima sudah benar atau belum dan dapat mengkonstruksikan kembali pesan aslinya. Misalkan suatu pesan yang sebagian tercampur dengan gangguan sehingga yang dapat diterima oleh penerima adalah (karakter yang tidak dapat ditentukan ditulis dengan *):

H*R KEM**DE*A*N R* 1* AGU*I** 1*45

Redundancy dalam pengkodean dapat dihitung sebagai presentase dari kemampuan pengkodean informasi yang tidak digunakan.

In

R = 1 – —-

Im

Dimana In = kapasitas informasi yang dibutuhkan

Im = kapasitas informasi dari kode

A.Kualitas Informasi

Kualitas informasi ditentukan oleh bagaimana informasi tersebut dapat memotivasi tindakan manusia dan memberikan kontribusi dalam pengambilan keputusan efektif. Untuk itu kualitas informasi dapat dinyatakan dalam bentuk akurasi, pembuktian, kelengkapan, relevansi dan ketepatan waktunya.

1. Akurasi dan kemampuan untuk dibuktikan

Akurasi dari informasi menyatakan derajat informasi tersebut bebas dari kesalahan.

2. kelengkapan informasi

Informasi yang akurat dan dapat dibuktikan belum tentu menceritakan keseluruhannya secara lengkap. Kualitas informasi yang berhubungan dengan kelengkapan informasi ini yaitu menunjukkan seberapa banyak informasi tersebut memiliki hal-hal yang tidak ada atau hilang.

3. ketepatan waktu

Ketepatan waktu dari informasi menunjukkan sensivitas informasi terhadap waktu.

4. Relevansi informasi

Informasi yang relevan merupakan informasi yang dapat digunakan dengan tepat sebagai masukan dalam pengambilan keputusan.

5. Pengurangan ketidakpastian

Suatu informasi yang bagus harus dapat mengurangi atau menghilangkan ketidakpastian dari keputusan yang akan diambil.

B. Nilai Informasi yang berhubungan dengan keputusan

Nilai informasi yang berhubungan dengan pengambilan keputusan dapat didefinisikan sebagai nilai dari perubahan dari tingkah laku keputusan yang disebabkan oleh informasi dikurangi pengorbanan atau biaya untuk mendapatkan informasi tersebut.

C. Umur Informasi

Ada dua tipe data yang disajikan dalam laporan periodik, yaitu:

1. Data kondisi yaitu data yang menggambarkan kondisi pada suatu waktu tertentu, misalkan akhir periode tanggal 31 Desember. Contohnya ialah kondisi persediaan pada tanggal tanggal 31 Desember 1994 yang disajikan di dalam neraca.

2. Data operasi yaitu data yang menggambarkan perubahan selama suatu periode tertentu. Contohnya ialah persediaan yang digunakan selama sebulan.

Interval informasi (i) ialah interval antar laporan. Untuk laporan bulanan interval informasinya ialah satu bulan. Waktu proses (p) atau processing delay merupakan waktu proses antara akhir dari interval informasi dan terbitnya laporan.

Umur informasi dapat dihitung sebagai berikut:

Informasi Kondisi

Informasi Operasi

Umur informasi maksimum

i + p

1 ½ i + p

Umur informasi rata-rata

½ i + p

i + p

Umur informasi minimum

P

1/2i + p

Sumber: Davis, Gordon B. dan Olson, management Information System, Mc. Graw-Hill Book Co., 1985, hal 223

D. Manajemen Sumber Daya Informasi

Manajemen sumber Daya Informasi ( Information Resource Management atau IRM ) merupakan suatu konsep, ide dan suatu perspektif yang mengusulkan untuk memusatkan perhatian pada informasi yang diproduksi oleh suatu sistem manajemen sumber daya informasi dapat didefinisikan sebagai suatu konsep yang menyatakan bahwa informasi adalah sumber daya yang berharga dan harus dikelola seperti sumber daya yang lain yaitu uang, material dan manusia.

Manajemen Sumber Daya Informasi mempunyai tujuan global dan tujuan fundamental. Tujuan global ialah untuk menambah nilai organisasi atau perusahaan melalui sistem informasi manajemen yang bijaksana. Sedangkan tujuan fundamentalnya ialah untuk mendapatkan informasi yang benar bagi pengambil keputusan pada waktu dan bentuk yang tepat.

E. Sistem Pelaporan Informasi

Laporan-laporan ini harus dirancang untuk memenuhi beberapa prinsip pelaporan tertentu yaitu antara lain:

1. Laporan-laporan seharusnya dapat menampilkan dengan jelas atau menekankan pada informasi yang penting karena tidak seharusnya seorang pengambil keputusan membuang-buang waktu hanya untuk mencari beberapa informasi penting dari laporan-laporan yang banyak jumlahnya.

2. Laporan-laporan seharusnya dibuat sesederhana mungkin sehingga dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat

3. Rincia pendukung yang bersifat lebih umum harus tersedia, tetapi tidak perlu diberikan sebagai laporan utama.

4. Sistem pelaporan manajerial harus selalu dalam keadaan transisi karena lingkungan berubah secara dinamis

5. Ada beberapa laporan yang harus dibuat formatnya sedemikian sehingga dapat digunakan sebagai pengambilan keputusan.

6. Sistem Informasi harus dibuat agar dapat melaporkan sebab-sebab dari suatu kinerja tertentu.

Pada laporan-laporan manajerial tingkatan operasi dan tingkatan pengawasan, seringkali diperlukan informasi yang rinci. Ada beberapa cara untuk meringkas informasi, yaitu:

1. Agregasi merupakan pengkombinasian sederhana dari informasi yang mempunyai katagori yang sama pada suatu daerah/bagian atau antar daerah/bagian dari suatu sistem atau organisasi.

2. Pemadatan, merupakan bentuk lain dari peringkasan dimana data yang dianggap tidak perlu untuk kepentingan si penerima informasi harus dihilangkan

3. Statistik seringkali diperlukan untuk laporan-laporan bisnis. Data transaksi yang rinci dan banyak jumlahnya dapat diubah menjadi indikator statistik.

4. Deskripsi narasi secara verbal atau tertulis juga merupakan cara untuk meringkas informasi. Laporan verbal merupakan cara yang efisien untuk berkomunikasi, tetapi seringkali terjadi adanya informasu yang kurang tepat dan kurang lengkap jika dilihat dari sudut komunikasi informasi.

Jenis-jenis laporan berdasarkan cara presentasinya:

1. Laporan dalam bentuk deskripsi narasi seringkali digunakan jika infomasi yang harus ditampilkan subyektif dan kualitatif.

2. Pernyataan keuangan merupakan ringkasan dari aktivitas-aktivitas keuangan yang dinyatakan dalam bentuk tabel

3. Laporan dalam bentuk tabel juga digunakan pada laporan-laporan dari dara yang banyak dan membutuhkan gambaran yang jelas mengenai nilai-nilai yang dibandingkan.

4. Gambar merupakan penggambaran dari data yang sangat efektif jika informasi yang dibutuhkan hanya merupakan gambarn umum dari data.

5. Grafik merupakan data yang dikonversikan ke dalam bentuk gambar.

Laporan mempunyai bermacam-macam jenis:

1. Laporan Periodik

Laporan Periodik merupakan laporan yang diberikan pada suatu perioda tertentu yang telah terjadwal. Laporan-laporan tersebut dapat dikeluarkan harian, mingguan, bulanan, triwulanan, tahunan atau periode tertentu lainnya.

2. Laporan Indikator Kunci

Laporan Indikator kunci adalah variasi dari laporan periodik. Laporan ini memberikan statistik dari aspek-aspek kritis tertentu dari suatu operasi pada interval yang pendek agar dapat dilakukan reaksi atau tindakan yang cepat terhadap adanya masalah-masalah atau kecenderungan-kecenderungan yang terjadi.

3. Laporan berdasarkan Panggilan (On-Call Report)

Laporan berdasarkan panggilan merupakan laporan yang dapat diminta jika diperlukan. Laporan ini dapat diambil dari bentuk laoran periodik yang ada, hanya saja waktunya tidak sesuai dengan periode laporan.

4. Laporan Khusus

Laporan ini merupakan laporan yang tidak terjadwal dan biasanya dibuat jika organisasi menghadapi suatu permasalahan yang tidak terduga.

5. Laporan Penyimpangan (Exception Reports)

Prinsip laporan penyimpangan ini ialah informasi-informasi yang akan menjadi perhatian pengambil keputusan saja yang akan dilaporkan.


Sistim Informasi (Pendahuluan)

A. PERKEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Tahap-tahap perkembangan system informasi dapat bibagi berdasarkan karakteristik system informasi era sepuluh tahunan, yaitu :

1. Era 1950-an

Evolusi Sistem Informasi dimulai sejak 1951 di Amerika yang ditandai dengan pemakaian computer elektronik, yang sebelumnya hanya digunakan di laboratorium untuk keperluan sains dan pertahanan.

Karakteristik Sistem Informasi pada saat itu antara lain :

a. Aplikasi yang digunakan bersifat klerikal rutin dan pada tingkatan operasional, misalnya penggajian, rekening-rekening, dll

b. Bahasa computer terbatas dan sulit digunakan.

c. Dapat dihitung penghematan biayanya.

d. Kualitas computer kurang dapat diandalkan, sulit dioperasikan, dan lambat.

e. Arsitektur system informasi yang ada baru berupa mesin-mesin akunting elektronik yang terisolasi dengan fungsi terbatas.

2. Era 1960-an

Ditandai dengan mulainya digunakan teknologi piringan (disk), yang mempunyai keuntungan antara lain :

a. Dapat mengambil data drngan lebih cepat

b. Dapat mengakses data dengan lebih cepat

c. Lebih mudah dalam pembuatan program-program aplikasi

d. Komputer bekerja dengan hanya sedikit intervensi manual

Sistem computer juga mengalami perkembangan yang pesat antara lain :

a. Arsitektur informasi yang ada berupa computer besar ( mainframe) dengan system yang terpusat.

b. Dapat menggunakan terminal yang terletak jauh dari computer.

c. Output sudah berupa hasil cetakan dari printer, menggantikan model lama yang berupa kartu berlubang (punch card)

3. Era 1970-an

Perangkat keras dan perangkat lunak berkembang dengan pesat yaitu antara lain:

a. Penggunaan computer mikro yang klebih praktis penggunaanya

b. Penggunaan peralatan display yang lebih interaktif

c. Perangkat lunak yang lebih bersifat “user friendly”

d. Adanya perintisan terbentuknya Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS).

e. Adanya perkembangan dalam pemakaian teknologi computer dengan teknologi komunikasi di kantor-kantor.

Sistem informasi selama tahun 1960-1970 mempunyai sifat-sifat antara lain :

a. Digunakan untuk memproduksi laporan-laporan periodic yang dapat digunakan manajer dalam pengambilan keputusan.

~ Tahun 1960 untuk kegiatan monitoring dan control

~ tahun 1970 untuk perencanaan dan simulasi

b. Sistem informasi merupakan produk samping dari system pemrosesan transaksi

c. Sistem informasi bersifat tidak fleksibel dan tidak responsifterhadap kebutuhan informasi oleh individu tertentu.

d. Komputer mini ukuran sedang yang berlokasi pada departemen-departemen di dalam organisasi dihubungkan dengan computer besar yang terpusat.

4. Era 1980-an

Sistem informasi lebih mengarah pada system yang digunakan untuk membuat keputusan-keputusan spesifik. System informasi digunakan secara luas di perusahaan-perusahaan yang ditandai dengan penggunaan desktop microcomputer pertama kali secara independen yang dihubungkan dengan computer mini dan computer besar.

Sistem informasi telah menjadi system yang integral, online, dan interaktif yang ikut serta dalam proses operasi dan pengambilan keputusan organisasi.

5. Era 1990-an

Sistem informasi digunakan untuk membantu menciptakan dan menyebarkan ilmu pengetahuan dan informasi ke seluruh organisasi melalui Sistem Kerja Pengetahuan (SKP) atau Knowledge Work System (KWS).

Komputer besar ( mainframe ) pusat yang besar menyimpan infooormasi seperti sebuah perpustakaan, dan mengkoordinasi aliran informasi diantara banyak computer meja (desktop computer) dan banyak jaringan informasi yang lebih kecil.

B. TERMINOLOGI SISTEM

Suatu system merupakan subsistem dari system lainyang lebih besar. Sistem bekerja dengan batasan-batasan yang telah ditentukan, yaitu :

a. Seluruh komponen system

b. Sumber masukan Sistem

c. Hal-hal yang mempengaruhi keluaran dari system

d. Faktor-faktor eksternal dari system

un

Perkembangan Penggunaan Sistem Informasi

1950-1960an

~ Bidang Keuangan

~ Bidang personalia

~ Bidang Produksi

~ Bidang Pemasaran

1970-1980an

Bidang simulasi

Bidang perencanaan strategis

Bidang perencanaan operasional

Bidang manajemen sumber daya

Bidang pengembangan system

Pendukung keputusan

1990-an

Bidang Sistem Kerja Pengetahuan (SKP)

Bidang system manajemen data yang terpusat

C.KONSEP SISTEM INFORMASI

Definisi Sistem Informasi menurut para pakar antara lain :

Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson (1985) :

Sistem Informasi Manajemen adalah system manusia mesin yang terintegrasi untuk menyediakan informasi yang dapat digunakan untuk mendukung fungsi-fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di dalam organisasi.

George M. Scott (1986) :

Sistem informasi manajemen adalah subsistem informasi yang komprehensif, terkoordinir, dan terintegrasi secara rasional dimana data diubah menjadi informasi dengan bermacam-macam cara untuk meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya, tingkah laku, dan karakteristik manajer dengan dasar kriteria-kriteria kualitas yang sudah ada.

Robert G. Murdick (dengan John C. Munson) (1986) :

System yang memonitor dan mengambil data dari lingkungan, mengambil data dari transaksi-transaksi dan operasi-operasi di dalam perusahaan, menyaring, mengorganisir, dan menyeleksi data, dan menampilkannya sebagai informasi bagi manajer dan memberikan alat bagi manajer untuk menghasilkan informasi seperti yang diinginkan, disebut sebagai Sistem Informasi Manajemen.

Efraim Turban (1993) :

SIM adalah system formal berbasis komputer yang dimaksudkan untuk mencari, meringkas dan mengintegrasikan data dari berbagai macam sumber agar dapat menyediakan informasi tepat waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan manajerial.

Kenneth C. laudon dan Jane P. Laudon (1994) :

System informasi adalah komponen- komponen yang saling berhubungan dan bertugas untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyebarkan, informasi untuk mendukung dalam pengambilan keputusan, mengontrol, menganalisis, dan memvisualisasi di dalam suatu organisasi.

Definisi menurut George M. Scott menjelaskan sifat-sifat SIM yaitu :

1. SIM merupakan system yang komprehensif

2. SIM adalah system yang terkoordinasi

3. SIM mempunyai subsistem informasi

4. SIM adalah system yang terintegrasi secara rasional

5. SIM mengubah data menjadi informasi dengan berbagai cara

6. SIM dapat meningkatkan produktivitas

7. SIM harus sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer

8. SIM menggunakan criteria kualitas yang telah ada

Kata manajemen dalam istilah SIM mencakup keseluruhan yang bersifat komprehensif. Sistem ini meliputi :

a. Sistem Informasi yang dirancang khusus untuk tiap tingkatan organisasi

b. Sistem formal dan informal

c. Sistem manual dan terkomputerisasi

d. Manusia yang berhubungan dengan SIM tersebut

SIM dikoordinasikan terpusat untuk menjamin bahwa pemrosesan data dan komponen-komponen lain dikembangkan dan dioperasikan dengan cara yang terencana dan terkoordinasi.

SIM dapat meningkatkan produktivitas dengan beberapa cara, yaitu antara lain :

a. SIM dapat memungkinkan tugas-tugas rutin seperti penyiapan dokumen dapat dilakukan dengan efisien

b. SIM dapat memberikan jasa informasi tingkat tinggi dengan kualitas yang lebih baik bagi organisasi dan individual

c. SIM dapat memberikan peringatan dini mengenai masalah-masalah internal dan ancaman eksternal

d. SIM dapat memberikan pemberitahuan dini mengenai adanya kesempatan-kesempatanyang baik

e. SIM dapat mempercepat proses-proses normal organisasi

f. SIM dapat meningkatkan kemampuan dalam menghadapi masalah-masalah yang tidak diperkirakan sebelumnya.

SIM dikembangkan dengan mempertimbangkan keunikan gaya manajemen dan pola tingkah lakudari personalia yang akan menggunakannya serta kontribusi-kontribusi yang didapatkan dari para manajer.

a. Untuk tingkatan manajemen puncak, SIM dikembangkan sesuai dengan keinginan setiap individu manajer tersebut,setiap ada penggantian manajer maka SIM juga harus disesuaikan dengan pejabat yang baru.

b. Untuk tingkatan manajemen madya, SIM dibuat sesuai dengan karakteristik umum dari manajer.

c. Untuk tingkatan manajemen terendah, SIM dapat dibuat dengan bentuk yang lebih umum dimana pegawai klerikal dan operasi dapat menggunakan informasi dan berinteraksi dengan system informasi.

d. Untuk personalia professional dan teknikal, SIM dibuat sesuai dengan tugas khusus mereka.

SIM harus dirancang sesuai dengan kebutuhan kualitas yang telah ditetapkan, yaitu :

a. Hal-hal yang berhubungan dengan toleransi terhadap ketepatan waktu, relevansi, dan akurasi dari informasi.

b. SIM seharusnya menyediakan suatu umpan balik yang dapat memberikan informasi mengenai efisiensi dan efektifitas dari system informasi tersebut.

c. SIM juga harus dapat beradaptasi sebagai respon dari umpan baliknya.

d. SIM juga harus mempunyai kemampuan untuk selektif dalam pemakaian data bersama.

D. KEMAMPUAN SISTEM INFORMASI

1. Menerima masukan ( input ), yang dapat berupa data mentah, suatu permintaan,instruksi, pesan untuk pemakai lain, suatu perubahan,dll.

2. Melakukan pemrosesan, yaitu pengubahan dari masukan menjadi suatu bentuk yang lebih berarti bagi manusia.

3. Menyimpan data dan informasi

4. Memproduksi dan mendistribusi keluaran (output) kepada orang atau aktivitas yang akan mempergunakannya.

Kemampuan teknis yang dapat dilakukan oleh SIM antara lain :

1. Pemrosesan transaksi secara “bacth”, transaksi-transaksi yang mempunyai tipe yang sama untuk suatu periode tertentu kemudin disimpan dan diproses dalam suatu bentuk batch transaksi.

2. Pemrosesan transaksi tunggal,setiap transaksi langsung diproses.

3. Pemrosesan transaksi “ Online, Real Time(OLRT)”, file-file record transakasi selalu dalan keadaan “online” yaitu selalu berhubungan dengan computer secara elektronis.

4. Komunikasi data dan Jaringan Komputer

5. Pencarian record dan analisis

6. Pemeriksaan file ( file inquiry )

7. Model-model dan algoritma keputusan

8. Otomatisasi kantor, meliputi :

a. Pengolah kata

b. Dekstop publishing

c. Email

d. Pengolahan gambar

e. Pengolahan suara

f. Sistem informasi kantor

E. JENIS-JENIS SIM DI DALAM SUATU ORGANISASI

1. Sistem Pengolahan Transaksi (SPT) atau Transaction Processing System (TPS)

a. SPT memberi batas antara organisasi dan lingkungannya. SPT menghubungkan pelanggan dengan gudang, pabrik dan manajemen

b. SPT merupakan produsen utama dari informasi untuk sistem-sistem informasi lain.

2. Sistem Kerja Pengetahuan(SKP) atau Knowledge Work System (KWS)

SKP melayani kebutuhan informasi pada tingkatan yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan dalam organisasi atau membantu para ilmuwan dalam pekerjaan mereka.

3. Sistem Otomatisasi Kantor (SOK) atau Office Automation System (OAS)

Adalah aplikasi tehnologi informasi yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas pekerja data di kantor dengan membantu aktivitas koordinasi dan komunikasi dari kantor tersebut.

Pekerja data ini adalah sekretaris, akuntan, petugas arsip atau manajer yang tugas utamanya adalah untuk menggunakan, memanipulasi atau menyebarkan informasi.

4. Sistem Informasi Manajemen (SIM )

SIM memberikan pelayanan informasi kepada tingkatan manajemen dalam organisasi. SIM memberikan laporan kepada manajer dan kadangkala memberikan akses online kepada mereka terhadap informasi kinerja organisasi saat ini atau record-rekord masa lalu. SIM melayani fungsi perencanaan , pengawasan, dan pengambilan keputusan pada tingkatan manajemen.

5. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS)

SPK mempunyai kemampuan analitis yang lebih canggih sehingga memungkinkan informasi.

6. Sistem Pakar (SP) atau Expert System ( ES )

Merupakan suatu paketdari perangkat keras dan lunak computer yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan atau pemecahan masalah tertentu serta dapat memberikan saran-saran seperti seorang pakar.

7. Sistem Pendukung Eksekutif (SPE) atau Executive Support System (ESS)

Sistem ini dugunakan oleh manajer senior dalam pengambilan keputusan yang tidak terstruktur dan menciptakan lingkungan komunikasi dan kompetensi yang bersifat umum.

8. Komputer Syaraf (Neural Computing) atau Jaringan Syaraf buatan
(Artificial Neural Networks)

Teknologi ini menggunakan pendekatan pola-pola yang dapat dikenali, telah digunakan pada beberapa aplikasi bisnis, tetapi masih membutuhkan pengembangan dan riset untuk penggunaannya secara luas.

F. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PENGEMBANGAN SIM DI DALAM ORGANISASI

1. Tradisi organisasi dan pola evolusi yang ada di dalam organisasi tersebut.

2. Gaya manajemen organisasi juga berpengaruh besar terhadap kecanggihan system informasi.

3. Bentuk manajemen organisasi apakah berbentuk sentralisasi, desentralisasi, atau koordinatif, atau apakah organisasi tersebut dibentuk berdasarkan lini produk, fungsional atau struktur matriks, menghasilkan system informasi yang berbeda.

4. Sifat-sifat dari lini produk, misalnya produk teknologi tinggi, produk yang banyak macamnya, produk yang mempunyai pasar yang berbeda-beda, produk yang mempunyai proses produksi yang berbeda.

Tugas Rangkuman Mata Kuliah Sistem Informasi Management


Komponen-Komponen Sistim Informasi

Komponen sistem informasi manajemen adalah seluruh elemen yang membentuk suatu sistem informasi. Komponen sistem informasi terbagi menjadi dua yaitu komponen Sistem informasi manajemen secara fungsional dan sistem informasi manajemen secara fisik .
1. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fungsional
Komponen sistem informasi adalah seluruh komponen yang berhubungan dengan teknik pengumpulan data, pengolahan, pengiriman, penyimpanan, dan penyajian informasi yang dibutuhkan untuk manajemen, meliputi:
a. Sistem Administrasi dan Operasional
Sistem ini melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin seperti bagian personalia, administrasi dan sebagainya dimana telah ditentukan prosedur-prosedurnya dan sistem ini harus diteliti terus menerus agar perubahan-perubahan dapat segera diketahui.
b. Sistem Pelaporan Manajemen
Sistem ini berfungsi untuk membuat dan menyampaikan laporan-laporan yang bersifat periodik kepada pengambil keputusan atau manajer.
b. Sistem Database
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan data dan informasi oleh beberapa unit organisasi, dimana database mempunyai kecenderungan berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi, sehingga interaksi antar unit akan bertambah besar yang menyebabkan informasi yang dibutuhkan juga akan semakin bertambah.
c. Sistem Pencarian
Berfungsi memberikan data atau informasi yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan sesuai dengan permintaan dan dalam bentuk yang tidak terstruktur.
d. Manajemen Data
Berfungsi sebagai media penghubung antara komponen-komponen sistem informasi dengan database dan antara masing-masing komponen sistem informasi.
2. Komponen Sistem Informasi Manajemen Secara Fisik
Komponen Sistem Informasi Manajemen secara fisik adalah keseluruhan perangkat dan peralatan fisik yang digunakan untuk menjalankan sistem informasi manajemen. Komponen-komponen tersebut meliputi:
a. Perangkat keras:
1) Komputer (CPU, Memory)
2) Pesawat Telepon
3) Peralatan penyimpan data (Decoder)
b. Perangkat lunak
1) Perangkat lunak yang umum untuk pengoperasian dan manajemen data
2) Program aplikasi
c. DataBase
1) File-file tempat penyimpanan data dan informasi
2) Media penyimpanan seperti pita komputer, paket piringan.
d. Prosedur pengoperasian
1) Instruksi untuk pemakai, cara yang diperlukan bagi pemakai untuk mendapatkan informasi yang akan digunakan
2) Instruksi penyiapan data sebagai input
3) Instruksi operasional
e. Personalia pengoperasian
1) Operator
2 ) Programmer
3) Analisa sistem
4) Personalia penyiapan data
5) Koordinator operasional SIM dan pengembangannya.